Als werkgever regel je de thuiswerkplek door dezelfde zorgplicht toe te passen als op kantoor: een instelbare stoel, een bureau op de juiste hoogte en een beeldscherm dat goed staat, per medewerker. De Arbowet maakt geen onderscheid tussen de werkplek op kantoor en thuis. Hieronder staat wat dat concreet betekent, hoe je de fiscale kant regelt, en hoe je het uitrolt zonder dat het een project van maanden wordt.
Wat je minimaal moet regelen
Voor beeldschermwerk komt de zorgplicht neer op een werkplek waar iemand langdurig kan werken zonder er klachten van te krijgen: een goede stoel, een werkblad op de juiste hoogte, en een beeldscherm dat goed staat. Een keukentafel met een klapstoel voldoet daar niet aan, en bij klachten kijkt de bedrijfsarts, en in het uiterste geval de rechter, naar wat jij als werkgever hebt gefaciliteerd.
Praktisch minimum per thuiswerkplek: een instelbare bureaustoel, een bureau op de juiste hoogte (in hoogte verstelbaar lost dit voor iedere lichaamslengte op), en een los beeldscherm of laptopstandaard met toetsenbord. Inventariseer het gewoon: een korte vragenlijst per medewerker legt binnen een week bloot waar de gaten zitten.
Arbo-checklist voor de thuiswerkplek in het kort
Loop dit per medewerker na, bijvoorbeeld met een simpele vragenlijst of tijdens een kort gesprek:
Stoel: is de zithoogte instelbaar en zitten armleuningen op bladhoogte? Bureau: is het bureau in hoogte verstelbaar, of staat het vast op een hoogte die niet bij de lengte van de medewerker past? Beeldscherm: staat het scherm los van een laptop, op ooghoogte, of kijkt iemand structureel naar beneden op een laptopscherm? Toetsenbord en muis: zijn die los van de laptop, zodat armen en polsen niet gedwongen dicht bij het scherm blijven? Verlichting en scherm: is er voldoende daglicht of bureauverlichting om schermvermoeidheid te beperken?
Vier van de vijf punten hierboven los je met een bureau, een stoel en een laptopstandaard met los toetsenbord op. Geef die tabel gerust door aan medewerkers zodat ze hun eigen bureau kunnen instellen: bureauhoogte per lichaamslengte staat overzichtelijk per lengte, zodat niemand hoeft te gokken.
Fiscaal correct regelen: vergoeding, eigen aanschaf of bruikleen
Er zijn in grote lijnen drie routes. Vergoeden: de medewerker koopt zelf en jij betaalt (een deel) terug. Simpel voor jou, maar je hebt geen grip op wat er precies wordt gekocht. Zelf aanschaffen en in bruikleen geven: jij koopt het meubilair, het blijft eigendom van de zaak en de medewerker gebruikt het. Meer werk vooraf, maar je bepaalt de kwaliteit en het staat los van het loon van de medewerker. Thuiswerkbudget: een vast bedrag per medewerker om zelf mee in te richten, met het risico dat de één een degelijke werkplek koopt en de ander iets anders.
Arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek, zoals een bureau, stoel of beeldscherm die nodig zijn om verantwoord te kunnen werken, kunnen onder voorwaarden onbelast verstrekt of vergoed worden. Die voorwaarden luisteren nauw en veranderen per jaar; leg de precieze route (verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen) langs je boekhouder of de actuele regels van de Belastingdienst voordat je toezegt. De kern blijft: goed spul voor de thuiswerkplek hoeft geen brutoloonkwestie te zijn, mits je de juiste route kiest voor jouw situatie.
Kies je voor zelf aanschaffen, kijk dan ook naar de inkoopkant: het verschil tussen een bekend kantoormeubelmerk en rechtstreeks online kopen zit vaak in levertijd en servicecontract, niet per se in kwaliteit. Dat verschil staat uitgelegd in Ahrend, Gispen of Vepa, zodat je de afweging met je eigen aantallen kunt maken.
Vergoeden of zelf regelen?
Een thuiswerkbudget geven is snel geregeld, maar je koopt er ongelijkheid mee: de één koopt een degelijke werkplek, de ander iets goedkopers met klachten erbij. Zelf standaardiseren, met één bureau en één of twee stoelen per medewerker geleverd en gemonteerd, geeft je grip op kwaliteit, op de arbokant en op de inkoopprijs.
Bij ons werkt dat zo: vanaf 5 werkplekken geldt een staffelkorting van 10 tot 20%, we bezorgen op de werkvloer of bij de medewerker thuis, en montage per werkplek is te regelen zodat er geen kantoordag stilligt. Elke medewerker stelt daarna zijn eigen hoogte in; met geheugenstanden is dat een eenmalige handeling.
Zo rol je het uit zonder gedoe
1. Inventariseer per medewerker wat er thuis al staat en wat ontbreekt. 2. Standaardiseer op één of twee configuraties in plaats van vijftig losse wensen. 3. Lever gefaseerd, per team of per week, zodat vragen behapbaar blijven. 4. Leg vast wat je verstrekt hebt; dat is je dossier richting arbo en fiscus.
Meer weten over aantallen, staffels en levering? Kijk op onze pagina met onze staffelkorting voor werkgevers of vraag direct een offerte aan.
Onze zit-sta bureaus en stoelen
Een complete thuiswerkplek: bureau plus stoel.
Zit-sta bureau Business 140x80
Zit-sta bureau Business 160x80
Bureaustoel 666 mesh